INFORMATICA Y COMPUTACION: VINCULACIÓN DE DATOS EN HOJAS Y LIBROS EN EXCEL

VINCULACION DE DATOS

En Excel, a veces necesitamos pasar datos de una hoja a otra ya sea entre un mismo libro o entre varios. Pero, al intentar utilizar la función copiar / pegar nos damos cuenta que no es posible. Sin embargo, existen otros métodos para pasar datos de una hoja Excel a otra.

Lo que permite un vínculo en Excel es copiar los datos de una hoja a otra tanto del mismo libro como de libros diferentes y lo que es más importante de dicho vínculo es que si cambian los datos de la hoja inicial o de origen, este cambio también se realiza en la hoja destino.

Es diferente Copiar y Pegar tal cual, ya que con esa acción no se logra la vinculación descrita en el apartado anterior.

VINCULAR HOJAS DE UN MISMO LIBRO

Cuando trabajamos dentro de un libro con varias hojas en las que se ha ubicado información, es posible acceder a referencias de celda de otras hojas desde celdas de la hoja actual: Es posible vincular y relacionar datos entre las distintas hojas de un mismo libro.

Hacer referencia, desde una hoja de cálculo, a la celda de otra hoja del mismo libro es tan simple como lo podemos ver en el ejemplo:

En base a los datos mostrados en la imagen, se ha creado una hoja temporal llamada Temp_Fotografia y en la cual extraeré los datos de la categoría Fotografía ubicados en la hoja Datos. La fórmula que se colocara en la celda A2 será la siguiente:

Antepondremos a la referencia de la celda el nombre de la hoja de la manera que hemos indicado. la referencia sería: Datos!C2.

Si comparas los datos de la hoja temporal con la hoja de datos original observarás que solamente estarán presentes aquellos registros que pertenecen a la categoría Fotografía y el resto de filas se mostrarán con el error #N/A.

Debemos crear una hoja temporal para cada categoría de datos que deseemos copiar. La única modificación a la fórmula deberá ser el nombre de la categoría, por ejemplo, para la hoja temporal de la categoría Libros utilizaré la siguiente fórmula en la celda A2:

Ahora bien cuando construimos fórmulas y las creamos señalando mediante clic en ellas, las diferentes celdas que intervienen en ella, basta con hacer clic en dichas celdas. Ahora bien, cuando la celda que queremos utilizar aparece en otra hoja, primero deberemos posicionarnos en esa hoja haciendo clic en su solapa y cuando estemos en esa hoja, clic en su celda o celdas.

Por ejemplo así estaría constituida la fórmula de vinculación para la hoja dos :

Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que tome la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo

" Nombre de la hoja externa"!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples.

Los pasos a seguir para vincular hojas del mismo libro son los siguientes:

1. Abre un libro de Excel en blanco.

2. Situado en la hoja 1 escribe en la celda A1 un dato, por ejemplo escribe un 2. Pulsa Intro.

3. Ahora Copia este dato.

4. Sitúate ahora en la hoja 2 del libro, en la celda B5 por ejemplo, o en la que quieras

5. Arriba a la izquierda en la pestaña Inicio, tienes el icono Pegar con una flecha negra debajo del título, despliega para ver las opciones existentes pinchando sobre ella. Elige Pegar vínculos.

6. Vuelve a situarte en la hoja 1, vas a cambiar el dato ahora escribe 222222.

7. Ve a la hoja 2 y comprueba que el cambio se ha realizado.

8. Además fíjate en la barra de fórmulas, está escrito: =Hoja1!$A$1 es la sintaxis que Excel da a las celdas vinculadas del mismo libro. En la primera parte se refiere al nombre de la hoja y en la segunda a la celda de dicha hoja.

9. Si la hoja tuviese nombre aparecerá dicho nombre en vez de Hoja1.

VINCULAR DATOS DE DIFERENTES LIBROS

Al igual que en la vinculación entre varias hojas se trata de hacer lo mismo pero en dos libros diferentes. Es posible vincular y relacionar datos entre las hojas de distintos libros, siempre que el acceso a esos libros sea posible.

La forma más sencilla de vincular dos archivos de Excel es tener los dos abiertos en su pantalla.

Simplemente: Haga clic en una celda de su archivo original 2010 Excel with Business 2 Unidad 5: Vincular libros de Excel, Escriba el signo “=”, Haga clic en la celda pertinente del segundo archivo, Pulse la tecla Entrar Ahora debería ver el valor de la celda seleccionada de su segundo archivo en su primer archivo. También debería ver en la barra de fórmulas algo desalentador como:

=[Libro1]Hoja1!$E$12

donde:  [Libro1] es el nombre del archivo al que está vinculando

 Hoja1 es el nombre de la hoja de cálculo a la que está vinculando

 ! indica dónde finaliza el nombre de la hoja

 $E$12 es la celda a la que está vinculando.

Los símbolos del dólar indican una referencia absoluta (esencialmente, que si copia esta fórmula en cualquier lugar de su hoja, se vinculará a la celda E12, sin tener en cuenta nada más) lo cual se cubre en la Unidad 11: Referencias de celda. Aunque usted raramente tendrá que escribir esto partiendo de cero, podría necesitar editarlo, es decir, cambiar la hoja de cálculo o la celda vinculada.

Puede hacer esto editando la fórmula directamente en la barra de fórmulas (F2 es un atajo útil para ello, ¡pruébelo!). De hecho, puede vincular celdas entre diferentes libros de Excel con muchas fórmulas, incluyendo aquellas que se refieren a una selección de celdas. Suponga que tenemos dos archivos, uno llamado Fuente y otro llamado Destino.

En el archivo Fuente tenemos los siguientes datos sobre el uso de las letras del alfabeto: © 2010 Excel with Business 3 Unidad 5: Vincular libros de Excel Suponga que deseáramos ver la suma de la frecuencia de las vocales de esta lista en nuestro archivo Destino:

 Haga clic en una celda de su archivo Destino (en este caso, E3)

 Escriba “=SUMA(“

 Pulse la tecla Entrar Si trabaja mucho con libros vinculados, le recomendamos desactivar la edición directa en las celdas: Opciones de Excel > Avanzadas > Permitir editar directamente en las celdas (desmárquela) Ahora, haciendo doble clic en una celda vinculada, se le llevará directamente al archivo fuente.

Es posible que otro libro de Excel contenga los datos que desea usar o analizar, pero que usted no sea el propietario del archivo o no quiera arriesgarse a modificar lo. Puede usar el Asistente para la conexión de datos para crear una conexión dinámica entre un libro "externo" y su libro. Para obtener acceso al Asistente para la conexión de datos, vaya a la pestaña Datos.

Paso 1: Crear una conexión con el libro y sus hojas de cálculo

Tenga en cuenta que las hojas de cálculo se denominan "tablas" en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que aparece en el paso 5.

En la pestaña Datos, haga clic en Conexiones.

En el cuadro de diálogo Conexiones del libro caja de diálogo, haga clic en Agregar.

En la parte inferior del cuadro de diálogo Conexiones existentes, haga clic en Examinar en busca de más.

Busque el libro y haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, seleccione una tabla (hoja de cálculo) y haga clic en Aceptar.

Puesto que todas las tablas que se agregan se denominan a partir del nombre del libro, puede cambiarles el nombre por uno más significativo.

Seleccione una tabla y haga clic en Propiedades.

Cambie el nombre en el cuadro de nombre Conexión. Haga clic en Aceptar.

Para agregar más tablas, repita los pasos del 2 al 5 y cámbieles el nombre según sea necesario. Haga clic en Cerrar.

Paso 2: Agregar las tablas a la hoja de cálculo. Haga clic en Conexiones existentes, seleccione la tabla y haga clic en Abrir. En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece, elija dónde desea ubicar los datos en el libro y si desea ver los datos como una tabla, un informe de tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Opcional mente, puede agregar los datos al modelo de datos para combinarlos con otras tablas o datos de otras fuentes, crear relaciones entre tablas y más opciones que las que se tienen con un informe de tabla dinámica básico.

Mantener los datos del libro actualizados

Ahora que se ha conectado al libro externo, querrá tener siempre los datos más recientes en el libro. Vaya a Datos > Actualizar todo para obtener los últimos datos.

Los pasos a seguir para vincular hojas de diferentes libros son los siguientes:

1. Abre dos libros diferentes de Excel, de serie sus nombres serán Libro1 y Libro2.

2. Realiza los pasos de la explicación anterior.

3. Comprueba que en la barra de fórmulas está escrita la sintaxis de esta acción, donde se hace referencia a los libros y a las hojas vinculadas.